TRANSPARÊNCIA ATIVA 2.0

Breve histórico

Em 2019, a SESP iniciou a implementação do Sistema e-Docs e estabeleceu Jan/2020 como marco para plena utilização do sistema. Assim, passou a gerir os processos administrativos de forma digital.

A Equipe do Escritório Local de Processos e Inovação – ELPI/SESP, fundamental na disseminação da nova cultura de gestão digital, identificou que algumas informações pertinentes aos processos, por vezes, não eram utilizadas e, quando necessárias, não estavam em condição de pronto uso. Perdia-se, então, o registro do andamento em conversas "de corredor" ou "de grupos de WhatsApp".

Desta forma, o Escritório de Inovação propôs a utilização do Trello para gestão à vista e do conhecimento, trazendo para local único, e acessível aos envolvidos, as informações. Nesta toada, os servidores podem identificar, visualmente, em que etapa o processo está e, caso necessário, solicitar informações complementares para sanar dúvidas.

Com essa nova gestão das informações, a SESP pretende fomentar ambiente fértil para a adesão ao teletrabalho, considerando que, com as informações disponíveis 24/7, via Trello, o servidor não necessitará de encontros presenciais para socialização de dados de gestão.

Fala do Coordenador

“A implementação da ferramenta de gestão visual proporciona objetivamente ganho na disseminação das informações processuais, contudo é provável que o ganho subjetivo não consigamos tão pouco mensurar no momento, pois, uma vez que as informações estejam disponíveis para todos os servidores da Secretaria, propostas de melhoria, no fluxo dos processos, poderão surgir donde menos os gestores possam esperar. A construção coletiva desse ambiente de colaboração é o que me motiva”. – Rafael Leitão Oliozi, Cabo Bombeiro Militar, Coordenador do Projeto.

PESQUISA DE VALIDAÇÃO

Pesquisa realizada, em 11.12.2020, junto aos ELPIs presentes no grupo de WhatsApp "ECP/ELPI GOV ES"

Perguntas e Respostas

1. Selecione seu Órgão (17 respostas)
   1. AGERH
   2. CBMES
   3. DETRAN
   4. ESESP
   5. HPM
   6. IDAF
   7. PGE
   8. PMES
   9. PRODEST
   10. SEAG
   11. SEAMA
   12. SECONT
   13. SECULT
   14. SEDES
   15. SEDU
   16. SEFAZ
   17. SESP
2. Você atua em qual nível de sua Organização?
   1. "Direção Superior" (02 respostas = 4%)
   2. "Assessoramento" (15 respostas = 28%)
   3. "Gerência" (17 respostas = 32%)
   4. "Atuação Instrumental" (19 respostas = 36%)
3. Quando você precisa ENCONTRAR um processo do seu Órgão, o que você faz?
   1. "Busco no Sistema SEP (quando é processo em papel)" (06 respostas = 11%)
   2. "Busco no Sistema e-Docs (quando é processo digital)" (29 respostas = 55%)
   3. "Busco em planilha de registro de processos (excel contendo protocolos de processos em papel e e-Docs)" (05 respostas = 9%)
   4. "Ligo para um colega" (05 respostas = 9%)
   5. "Visito a sala de um colega" (03 respostas = 6%)
   6. "Outros..." (05 respostas = 9%)
4. E quando você precisa de INFORMAÇÕES sobre o trâmite de um processo do seu Órgão, o que você faz?
   1. "Busco uma Norma de Procedimento sobre o tema do processo" (21 respostas = 40%)
   2. "Busco uma Legislação sobre o tema do processo" (05 respostas = 9%)
   3. "Converso com o servidor que despachou o processo anteriormente" (06 respostas = 11%)
   4. "Converso com algum colega que tenha feito processo similar" (19 respostas - 36%)
   5. "Marco reunião com o(s) servidor(es) envolvidos no processo" (00 respostas = 0%)
   6. "Outros..." (02 respostas = 04%)
5. Por fim, você acha importante a disponibilização de um local único para encontrar processos, bem como suas informações de trâmite em forma de lista de verificação (checklist)?
   1. "Sim" (52 respostas = 98%)
   2. "Não" (01 respostas = 02%)