A Polícia Civil foi uma das instituições que expôs a sua experiência de sucesso durante o seminário “Gestão Documental” promovido pelo Comitê Gestor do Programa de Gestão Documental (Proged) do Governo do Estado. O evento, realizado nessa terça-feira (27), no auditório do Tribunal de Contas, teve como objetivo discutir os benefícios da classificação de documentos para a administração pública. 

O escrivão de polícia e chefe do protocolo da Polícia Civil, João Carlos Moraes, foi o responsável por compartilhar com os representantes das Comissões Setoriais de Avalição de Documentos (Cads) e demais servidores das áreas de Arquivo e Protocolo do executivo estadual todas as experiências bem sucedidas e os desafios enfrentados na organização do arquivo da Polícia Civil. “Em 2006 eu fui convidado pelo então chefe de Polícia a ser o responsável pelo protocolo e também pela organização do arquivo. Levamos três anos para fazer as mudanças e apresentar um novo arquivo”, destacou.

O escrivão lembra que antes da mudança levava-se cerca de um ano, para proceder o arquivamento dos documentos. Entre as medidas mais importantes adotadas para a modernização do setor, João Carlos Moraes ressaltou a tipologia e a classificação dos documentos considerando a tabela da temporalidade, que prevê o tempo que um documento deve permanecer arquivado. Outra mudança que ele destaca foi a substituição das caixas de papelão para armazenamento de papel pelas feitas de plástico. 

“Entre os benefícios estão a facilidade na localização de um documento e rapidez no tempo de resposta para as demandas que, atualmente, são atendidas no mesmo dia, em sua maioria. No passado, as demandas demoravam muito mais e algumas nem eram atendidas”, lembrou. 

O responsável pelo protocolo contou que o bom resultado alcançado na organização do protocolo foi revelado por meio de uma pesquisa realizada pelo Arquivo Púbico do Estado do Espírito Santo (APEES).  

Durante o seminário também foi demonstrada a experiência de sucesso do Idaf, apresentada pela arquivista Luciana Cassa. Além disso, foram realizadas uma série de palestras para capacitar os participantes. São elas: “A importância da gestão de documentos para o atendimento aos preceitos da lei de acesso a informação”, pelo auditor da Secretaria de Controle de Contas, Ricardo Oliveira; “Classificação de Documentos”, pelo professor da Universidade Federal do Espírito Santo (Ufes), Taiguara Villela Aldebalde e “Procedimentos Legais para a Eliminação de Documentos”, pela arquivista do APEES, Viviane Vieira Vasconcellos.

 

Proged 

O Proged é formado pela Secretaria de Estado e Gestão e Recursos Humanos (Seger), pelo Arquivo Púbico do Estado do Espírito Santo (APEES) e pelo Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação (Prodest). 

O programa foi criado com a finalidade de solucionar os problemas de manutenção e recuperação das informações, contribuindo para o aumento da eficácia dos serviços da administração pública estadual e para a preservação da sua memória institucional. O objetivo principal do programa é garantir o acesso à informação pública, proporcionando transparência e eficiência às ações do Estado.

 

Gestão Documental

A Lei Federal nº 8.159, de 08 de agosto de 1991, considera como gestão documental: “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente”. Determina ainda como dever do poder público a gestão e a proteção especial a documentos, como instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova.

 

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